כל מה שצריך לדעת על אוטומציה של שכר

גלו את הכוח של שכר אוטומטי ואת הפוטנציאל שלו לקדם את העסק שלכם.

עברו הימים של הזנה ידנית של דיווחי שעות וחישובים מייגעים. אוטומציה וטכנולוגיות חדשות הפכו את תהליך השכר למהיר ולפשוט מאי פעם. ככל שטכנולוגיות ה-HR התפתחו, כך התפתחו גם תרבות הארגון והסטנדרטים. עובדים מצפים מהמעסיק לשכר שקוף, יעיל ואמין.

עם זאת, אין תמיד פתרון אחד שמתאים לכולם לשכר מושלם. התשתיות הטכנולוגיות והמשפטיות של השכר משתנות כל הזמן. עסקים וארגונים שונים עשויים להזדקק לפתרון שכר ייעודי. במיוחד עבור משרדי הנהלת חשבונות, שכר ברמה גבוהה הוא חיוני. ככל שהאוטומציה משנה את העסקים, הלקוחות מצפים שתעמדו בקצב של טכנולוגיות ה-HR המתפתחות. הם מצפים לאוטומציה.

למה? הישארו איתנו, והמאמר הזה יגלה לכם כל מה שצריך לדעת.

Invatechs תציג לכם כמה מהדרכים הטובות ביותר להפוך את תהליכי השכר שלכם לאוטומטיים. המאמר מתאים במיוחד למשרדי הנהלת חשבונות ולעסקים כאחד. נכסה כמה טיפים מעשיים עם עצות לחיסכון בכסף. Invatechs אף יכולה לקחת אתכם צעד נוסף קדימה וליצור פתרון שכר ייעודי ועוצמתי מקצה לקצה.

למה עסקים חייבים להפוך את תהליכי השכר לאוטומטיים אם הם רוצים לשרוד?

כל מי שמנהל עסק יודע למה שכר הוא חיוני. צריך לשלם לעובדים במדויק ובזמן. אז מהי בעצם אוטומציה? איך היא עוזרת לפרודוקטיביות? ואיזה תפקיד יש לטכנולוגיות ענן?

אוטומציה פשוט מעבדת ומייעלת את השכר של העובדים. היא מחשבת שעות עבודה לצד הטבות וניכויי מס באמצעות מערכות ממוחשבות. זה מנוהל על ידי תוכנה שאוספת ומתאימה נתונים מכל רחבי העסק בדיוק. "הענן" מתייחס לשרתים שאפשר לגשת אליהם דרך האינטרנט. מהשרתים האלה, כל אחד בעולם יכול לגשת לתוכנות, למסדי נתונים ולקבצים.

אוטומציה וענן הם שילוב עוצמתי. השכר מעובד אוטומטית, וכל אחד בחברה יכול למצוא את המידע שהוא מחפש בשרת אחד, למשל באפליקציית מובייל או ווב. אבל שכר אוטומטי עושה יותר מהפקדת שכר לחשבונות. בזכות טכנולוגיות ענן מתפתחות, כל מה שעובדים ועסקים צריכים נגיש בפורטל משותף. אוטומציה יכולה גם לעקוב בדיוק אחר שעות העבודה בעזרת מערכת החתמת שעון.

וזו רק ההתחלה של מה ששכר אוטומטי יכול לעשות. כיסינו את כל זה בעבר בעמוד ה-InvaBlog שלנו. אם אתם רעבים ללמוד עוד על שכר, זו התחנה הראשונה שלכם. מהן המגמות העתידיות בתחום השכר? יש לנו תשובות לשאלות שלכם. כמה עולה שכר באמת? אל תחפשו רחוק יותר. מהן טעויות השכר הנפוצות ביותר? גם את זה כיסינו.

ב-2021 והלאה, עסקים חייבים לאמץ שכר אוטומטי. עובדים ולקוחות מצפים למערכות שקופות וקלות לשימוש. מעבר לכך, אם לא עברתם לאוטומציה, אתם מפספסים יתרונות רבים כל כך שיקדמו את העסק שלכם. בואו נפרט עכשיו כמה מהיתרונות האלה.

מהם היתרונות של אוטומציית שכר?

ככל שמעמיקים, מגלים ששכר באמת חיוני לבריאות ולשגשוג של העסק. לכן לקוחות תמיד מחפשים את פתרונות השכר הטובים ביותר, הקלים לשימוש והגמישים.

זה לא רק כלי לתשלום לעובדים, אלא גם כלי שאין לו תחליף לתכנון עתיד העסק. לא עוד סריקה של גיליונות אלקטרוניים אינסופיים. הנתונים ומידע ההוצאות על רשימת העובדים נמצאים במקום אחד. כלומר, שכר אוטומטי הוא גם האמצעי החזק ביותר שלכם לעקוב אחר הוצאות עתידיות על עובדים ולחזות אותן.

בסוף שנת הכספים, מערכת השכר באמת תהפוך לחברה הכי טובה שלכם. למה? שכר אוטומטי מפיק דוחות קבועים, מוכנים בכל פעם שתצטרכו אותם. למשל, ה-IRS מחייב עסקים להחזיק רשומות מס תעסוקה של ארבע שנים לפחות, זמינות לשליפה. כאן שכר אוטומטי שוב מציל את המצב.

עדכוני התוכנה מבטיחים שתישארו בציות לחוקי העבודה והמס של המדינה שלכם. שיעורי המס וכללי המס מוטמעים בקוד התוכנה, וכל תוספת או ניכוי מתבצעים אוטומטית. עבור משרדי רואי חשבון, זו באמת אחת הטכנולוגיות המעצימות ביותר שאפשר להשקיע בהן.

זמן הוא כסף, כמובן. זמן שמושקע בתוכנה גרועה או בהזנת נתונים ידנית הוא זמן אבוד. תשלום לעובדים הוא אחת מההוצאות התפעוליות היקרות ביותר של העסק. מעבר לתשלום המשכורות, ייתכן שתצטרכו גמישות גם בתשלום שעות נוספות והטבות אחרות.

לפי ה-APA (האיגוד האמריקאי לשכר), אוטומציה יכולה להפחית את עלויות עיבוד השכר בעד 80%. צוותי HR יכולים פשוט להזין את כל הנתונים שהם צריכים למערכת השכר. לחלופין, שכר אוטומטי יכול לצמצם את הצורך ב-HR פנימי ואת גודלו. זה מושלם לעסקים קטנים שרוצים למקסם את הפרודוקטיביות של הצוות.

וחשוב מכול, שכר אוטומטי מצמצם טעויות אנוש בלתי צפויות. האוטומציה הייתה מרכזית בשיפור הגנת המידע והאבטחה בעשור האחרון. כשצריך לעדכן מידע, האוטומציה מבצעת את השינויים מיידית. לא עוד שמירת עותקים מודפסים.

עם זאת, כפי שאמרנו, אין תמיד גישה אחת שמתאימה לכולם בתחום השכר. כיום יש בארצות הברית יותר מ-11,000 תחומי שיפוט במס. למרבה המזל, שכר אוטומטי גמיש ומתאים לחוקי המס של המדינה שלכם, בין אם אתם פועלים בפלורידה ובין אם בקליפורניה.

מתי ארגון צריך להפוך את השכר שלו לאוטומטי?

אם אתם מנהלים צוות קטן מאוד, שכר ידני עשוי להיות פתרון מספק לעת עתה. אבל לפני שתשימו לב, תתמודדו עם אתגרים משמעותיים. למשל, הצוות גדל ואתם צריכים להשקיע יותר זמן בעיבוד השכר. הצוות הווירטואלי שלכם מתרחב, והעובדים צריכים גישה למידע על השעות והשכר שלהם. אתם מתחילים להעסיק אנשים במגוון חוזים שמשנים את המבנה של החברה.

לכן, לא משנה מה הגודל שלכם, השקעה בשכר אוטומטי עכשיו היא ההחלטה המעשית ביותר. אם אתם משרד רואי חשבון שלא משתמש באוטומציה, תפגרו מהר אחרי המתחרים. אי אפשר לעצור את עתיד השכר, כשעוד ועוד חברות מאמצות טכנולוגיות אוטומטיות מבוססות ענן.

למעשה, סקר עדכני של Information Services Group (ISG) מצא אימוץ המוני וגובר של טכנולוגיות HR מבוססות ענן. בנוסף, חברות שהשקיעו בטכנולוגיות HR מבוססות ענן התמודדו טוב יותר לאורך המגפה ב-2020. ברור שאוטומציה ושכר מבוסס ענן הם העתיד.

זו הסיבה שלשכר אוטומטי יש יתרונות משמעותיים בהחזר על ההשקעה. הנה דוגמה נוספת: ב-Invatechs קיבלנו את המשימה ליצור פתרון שכר אוטומטי מבוסס ענן לחברות ממשלתיות בבריטניה.

Invatechs ערכה מחקר יסודי של חקיקת המס הבריטית והנחיות הציות. לאחר מכן הצלחנו להשתלב עם כמה תוכנות הנהלת חשבונות פופולריות, כולל QuickBooks. כלי התוכנה שלנו, שהושק ב-2017, מנהל היום את השכר של מאות חברות, ויותר מ-5,000 עובדים ושותפים מקבלים את שכרם בכל חודש דרך התוכנה הקלה לשימוש שלנו.

איך להפוך את השכר לאוטומטי

אז איך בדיוק הופכים שכר לאוטומטי? יש כמה אסטרטגיות שאפשר ליישם. לפני שמתחילים בהטמעה, חשבו על היכולות המרכזיות שמערכת השכר שלכם תצטרך.

• מעקב נוכחות ושעות
• דיווח
• הגשת דיווחי מס מקומיים, מדינתיים ופדרליים
• מעקב אחר חופשה בתשלום (PTO)
• ניהול נתוני עובדים
• פתרון שמתרחב עם צמיחת העסק
• שילוב עם תוכנת מערכת מידע למשאבי אנוש (HRIS)

בין אם אתם צריכים פתרון שכר שנבנה במיוחד עבורכם ובין אם אתם רוצים להשתלב עם מוצרי ה-HR הקיימים שלכם, Invatechs כאן כדי לעזור. אנחנו מספקים ייעוץ ופיתוח מקצה לקצה. כך נוכל ליצור פתרון שמתאים בדיוק לגודל העסק ולסביבה הארגונית שלכם. Invatechs יכולה ליצור תוכנה הכול-באחד שמשלבת הנהלת חשבונות, שכר, ERP ותהליכי HR נוספים. אם תרצו לשמוע עוד, נשמח להציע לכם ייעוץ ללא עלות.

מה צריך כדי להפוך את השכר לאוטומטי

• שלבו עם מערכות ה-ERP שלכם:

תכנון משאבים ארגוני (ERP) הוא מערכת בסיסית בעסקים קטנים ובינוניים רבים, במשרדי רואי חשבון ובחברות גדולות. מערכות ERP עוזרות לחברות לנהל תשלומים וחשבונות, וסביר שיש לכם כבר אחת. אחד הצעדים הראשונים הוא לשלב בין ה-ERP לבין תוכנת השכר. יש יתרונות רבים לשילוב הזה: כל הנתונים והמידע הפיננסי בכל רחבי העסק מסונכרנים ומחוברים, כך שכל עדכון נתונים במקום אחד מתעדכן בכל מערכת הניהול. יש לכם שליטה מלאה בהתאמה אישית, בהתאמה ובשינוי של כל נתון.

• לא עוד נייר:

כשעוברים למערכת אוטומטית, אפשר בהתחלה לפצל בין רשומות מודפסות לדיגיטליות. עם זאת, חשוב לא להשאיר מאחור שובל של מסמכים ומידע בנייר. אתם עלולים להדליף מידע ולסבך את התהליכים יותר מהנדרש. זהו את כל תהליכי תיעוד הרשומות והשכר, ואז שלבו אותם בתהליך האוטומציה.

• תנו לעובדים גישה לרשומות השכר שלהם:

תלושי שכר, טופסי W-2, כל מה שהעובדים צריכים. שכר אוטומטי ומבוסס ענן הופך את הגישה למסמכים לפשוטה במיוחד. אפשר להשתמש בפלטפורמה שמרכזת את כל המידע שהעובדים צריכים.

• הגשת דיווחי מס פדרליים ומדינתיים:

שכר אוטומטי הוא אחד האמצעים הטובים ביותר להבטיח שתישארו בציות. רוב התוכנות האוטומטיות מחשבות אוטומטית את המסים המדינתיים ו/או הפדרליים שעליכם לשלם. אפשר לקבל את המסמכים בצורת דיווחים ודוחות חודשיים, רבעוניים ושנתיים.

• גיבוי לאחסון ענן מאובטח:

אתם בטח כבר יודעים, אבל חשוב מאוד לגבות נתונים ורשומות באופן קבוע. למרבה המזל, פתרון השכר האוטומטי שלכם אמור להגדיר איך, איפה ובאיזו תדירות לגבות את נתוני השכר.

לסיכום: Invatechs, השותפה שלכם לאוטומציה

האוטומציה משנה את העולם שבו אנחנו חיים. משכר ועד לוגיסטיקה ותחבורה, היא משנה את עולם העבודה ממש מול עינינו. לכן חשוב מתמיד לאמץ שכר אוטומטי, אם עדיין לא עשיתם זאת. כפי שראינו במאמר, שכר אוטומטי הוא אחד הכלים הטובים ביותר שיש לכם לאיסוף נתונים, להבטחת ציות ולמתן המידע החשוב שהעובדים צריכים לדעת.

עם זאת, ניהול השכר עדיין יכול להיות משימה מאתגרת. חברות שונות דורשות פתרונות שכר ותמיכה טכנית שונים. אם אתם רוצים להפוך את השכר שלכם לאוטומטי, אנחנו כאן כדי לעזור. Invatechs בונה פתרונות שכר מקצה לקצה לפי קריטריונים מחמירים שמבטיחים מוצרים סופיים מצוינים.

Invatechs משלבת מחקר וידע משפטי יסודיים בפתרון השכר שלכם. כלומר, פתרון השכר שניצור יתוכנן במיוחד לחוקי המס ולחקיקה הספציפיים של המדינה שלכם. מעבר לכך, הפתרונות שלנו ערוכים לטפל במגוון מודלי העסקה ומבנים ארגוניים, בין אם אתם מעסיקים עובדים במשרה מלאה, במשרה חלקית, כפרילנסרים או בחוזה לפי שימוש.

הדובדבן שבקצפת: אפשר לקבל את פתרון השכר בתשלום חד-פעמי, כולל תחזוקה והתאמות אחרי ההשקה.

ומומחיות הפינטק שלנו לא נעצרת בשכר. יצרנו אפליקציות Open Banking וחיסכון בקריפטו, לצד פרויקטים נוספים בתחומי השכר, הקריפטו והתחבורה. רוחב הידע שלנו בפינטק מאפשר לנו לבנות את הפתרונות הטובים ביותר.

אז, מוכנים להפוך את העתיד שלכם לאוטומטי בעזרת Invatechs? צרו איתנו קשר עוד היום ונממש את הפוטנציאל האמיתי של מערך השכר בחברה שלכם.