ב-Invatechs אנחנו מחויבים למצוא פתרונות לאתגרים שעומדים בפני חברות ועסקים בעולם ההולך ומתרחב של טכנולוגיות דיגיטליות ופינטק. אחד השירותים הקריטיים ביותר שכל חברה צריכה שיפעל ביעילות הוא תוכנת השכר, כי תוכנה לא יעילה עלולה לעלות לכם בזמן, בכסף ובמשאבים. כתבנו אפילו פוסט שלם על הטעויות הנפוצות בתוכנות שכר, ואנחנו ממליצים בחום לקרוא אותו!
אז אילו פיצ'רים צריכים להיות משולבים בתוכנת השכר שלכם? איך יודעים מה לחפש אצל ספק? אילו פיצ'רים נדרשים כדי להבטיח רמה גבוהה של עמידה ברגולציה, הגנה על מידע ודיוק, ובמקביל לחסוך לכם כסף? נכסה את כל זה ועוד במאמר הזה, ונציג לכם את תוכנת השכר העוצמתית והגמישה של Invatechs ואת מה שהיא יכולה לעשות בשבילכם.
שכר - הבסיס
תוכנת השכר היא המנגנון שהופך את תהליך התשלום לעובדים לאוטומטי, בין אם הם עובדים במשרה חלקית, במשרה מלאה או בחוזה גמיש. הפיצ'רים הבסיסיים של כל תוכנת שכר כוללים ניכויים משכר העובדים עבור תשלומי מס, דמי ביטוח לאומי והפרשות לפנסיה. מעבר לבסיס, יש עוד פיצ'רים חיוניים שתוכנת השכר צריכה כדי לעמוד בסטנדרטים ובדרישות של היום. למשל, הגנה על מידע (כמו הגנת סיסמה לעובדים, מסד נתונים מוצפן והגבלת הגישה לרשומות העובדים) ותוכנה ניתנת להרחבה שמסתגלת לצמיחת העסק. אמנם חברות בכל תעשייה ומגזר משתמשות היום בתוכנת שכר אוטומטית, במקום תהליך תשלום ידני שמבצעת מחלקת משאבי האנוש, אבל לא כל תוכנות השכר נולדו שוות, ועדיין עלולות להתגלגל טעויות שמצטברות לעלויות בהמשך. אם לתוכנה שלכם אין יכולות אינטגרציה אפקטיביות למעקב שעות, כלומר רישום ותיעוד של שעות העבודה של העובדים, מהר מאוד תיתקלו בבעיות בתשלום השכר הנכון. אפשר אפילו לקחת את הפיצ'ר הזה צעד אחד קדימה ולוודא שהוא משולב בתוכנת הנהלת החשבונות, כך שכל עסקה תיכנס לספר החשבונות הראשי ותשלומי השכר יתחברו לשאר הפעילות הפיננסית.
יש הרבה פיצ'רים שביחד הופכים חבילת תוכנת שכר למצוינת, ולעיתים קרובות אפשר לקבל אותם בחבילה אחת. אבל בשוק רחב ותחרותי של ספקים, קשה לדעת מה בדיוק לחפש. ריכזנו 10 פיצ'רים שלדעתנו צריכים להיות בכל תוכנת שכר, שמכסים הכול, מתאימות לענן ועד חוויית משתמש נוחה.
10 הפיצ'רים המובילים של Invatechs לתוכנת שכר
אפשרות לאפליקציה למובייל
אפליקציה למובייל היא דרך מצוינת לשים את כל המידע שהעובד צריך ישירות בידיים שלו: אפליקציה שמאפשרת לו לגשת לתלושי השכר, ליתרת החופשה ולכל העדכונים וההתראות שהוא צריך לראות, במיוחד לנוכח העדכונים והמדיניות המשתנים בתקופת הקורונה. תהיה לכם פלטפורמה משותפת לבדיקת תשלומי השכר ופערים בשעות שהעובדים עבדו. אפליקציה למובייל היא אחת הדרכים האפקטיביות ביותר לרכז את כל המידע שהעובדים צריכים במקום אחד.
יכולות הגשה וניהול של מסים
בארצות הברית, בערך אחד מכל שלושה עסקים קטנים מקדיש לפי ההערכה יותר מ-40 שעות בשנה להגשה ולחישוב של המסים הפדרליים. אם אתם עסק קטן שמטפל במסים בעצמו בלי תוכנת שכר, זו עלולה להיות משימה גוזלת זמן שפותחת פתח לטעויות, שעלולות לחשוף אתכם לביקורות ולקנסות. לכן תמיד עדיף למצוא תוכנת שכר עם יכולות הגשה וניהול של מסים, שיודעת לשמור ולשתף את המידע שלכם ביעילות, ואז לחשב את תשלומי המס והניכויים של העובדים. אם יש לכם כוח עבודה מרוחק בינלאומי, תצטרכו גם לחפש ספק שמציע יכולות הגשת מסים בכמה מדינות ובכמה מדינות בארצות הברית.
שילוב מתקדם של נוכחות ושעות
בין אם העובדים שלכם עובדים ממקום מסוים, כמו משרד, ובין אם הם עובדים מרחוק, תוכנה שעוקבת אוטומטית אחר נוכחות ושעות עבודה היא הפתרון הקל ביותר. כרטיסי נוכחות ידניים הופכים לנחלת העבר, והיכולות של מעקב הנוכחות חורגות הרבה מעבר להחתמת כניסה ויציאה. חלק מהמערכות יכולות להתריע לעובדים כשהם שוכחים להחתים כניסה או יציאה מהמשמרת, או כשהם נכנסים לשעות נוספות. מעקב משימות יכול לנטר כמה זמן עובדים עבדו על פרויקט מסוים, וטכנולוגיית מיקום יכולה לקבוע את מיקום העובד ולהגביל היכן הוא יכול ולא יכול להחתים כניסה או יציאה. המודל שאתם מחפשים וסוג יכולות הנוכחות שאתם צריכים תלויים בגודל הצוות ובעומס העבודה. אם כל מה שאתם צריכים הוא מערכת בסיסית להחתמת כניסה ויציאה, תמצאו אותה במחיר נמוך יותר, אבל תוכנה עם שעון ביומטרי ויכולות מיקום תהיה יקרה יותר.
פיצ'רים להתאמה אישית
יכולות התאמה אישית בתוכנת שכר עשויות להיות חשובות במיוחד כדרך להסתגל להיקף ולניהול של הפעילות שלכם. תבניות ופרמטרים הניתנים להתאמה מאפשרים לכם להתאים דוחות, תלושי שכר ותבניות עיצוב. SRS (Software Requirements Specification, מסמך דרישות תוכנה) הוא נקודת פתיחה חיונית כדי לקבוע אילו פיצ'רים תרצו ותצטרכו בתוכנת השכר, מתזמון שליחת תלושי השכר ועד המראה והעיצוב שלהם. פיצ'רים להתאמה אישית מאפשרים לכם גם לקבוע למי בהנהלה ובצוות יש הרשאה לגשת לתוכנת השכר, למידע החשבונות ולממשק המקוון שלה.
אפשרויות חלוקה גמישות ודינמיות
אם אתם מנהלים פעילות גדולה או כמה עסקים, תצטרכו מודל שיכול לתת מענה למגוון מודלי ההעסקה או המבנים הארגוניים שלכם. תרצו תוכנה שיכולה לנהל את השכר ברמה המקומית והבינלאומית, על פני סניפים וחטיבות, ולפקח ולשלם לכל העובדים, בין אם הם פרילנסרים, עובדים במשרה מלאה או במשרה חלקית. תוכנת שכר שמשמשת פעילות רחבת היקף צריכה לדעת לנהל ולאחד נתוני שכר ממערכות מרובות, לספק פיצ'רים רב-לשוניים ורב-מטבעיים ולעקוב אחר עלויות השכר לפי מרכזים, מדינות ויחידות עסקיות. זה כנראה לא רלוונטי לעסקים קטנים, אבל עסק גדול או עסק עם כוח עבודה בינלאומי יזדקק לתוכנת שכר שתומכת באפשרויות החלוקה הגמישות והדינמיות האלה.
תאימות לענן
תוכנת שכר תואמת ענן היא אחת הדרכים הטובות ביותר להבטיח רמה גבוהה של הגנה על מידע ואבטחה, גישה נוחה לכם ולעובדים שלכם, והמודל הטוב ביותר לעבודה מרחוק. מערכת מבוססת ענן מאפשרת לכם לשמור את הנתונים והתוכנות במערכת ובפורטל מרוחקים, ומאפשרת לעובדים לעשות דברים כמו להוריד תלושי שכר, לדווח נוכחות ולהוריד דוחות. מערכת מבוססת ענן היא אחת האפשרויות הטובות ביותר לרכז את כל המידע ביניכם לבין העובדים בפלטפורמה אחת. יתרה מזאת, נתונים בענן מוגנים היטב, משום שהענן מזהה סיכונים באופן יזום ומצמצם אותם. ככל שיותר ויותר מידע רגיש משותף אונליין, ארגונים ממשיכים לפתח פתרונות שיכולים לנטר ולהגן על המידע הזה, ובמקביל לספק שקיפות לגבי פעילות המשתמשים. שמירת מידע בכוננים חיצוניים ועל נייר יכולה להפוך לנחלת העבר, כשכל המידע שאתם צריכים שמור בענן.
ניהול עמידה ברגולציה
תוכנת השכר היא אחת הדרכים הקלות ביותר לוודא שאתם עומדים בדרישות הרגולציה. כשהתוכנה כוללת פיצ'רים לניהול עמידה ברגולציה, היא יכולה להתעדכן אוטומטית בכל שינוי ובדיקה משפטיים נדרשים, ולוודא שכל נתוני השכר ומידע המס עומדים בדיני העבודה ובדרישות החוק העדכניים. לכן חיוני למצוא ספק שיכול לספק פתרונות לתקנות ולחקיקה המקומית. התוכנה צריכה לבצע עדכונים אוטומטיים ולהתריע על כל רישום שאינו תואם לרגולציה, על דוחות שמועד הגשתם מתקרב ועל מידע נדרש שחסר, ובמקביל לאפשר לכם לשלוף מידע רגיש במהירות ובפשטות.
דוחות ואנליטיקה
פיצ'רי הדוחות והאנליטיקה נותנים לכם את ההזדמנות הטובה ביותר לבדוק את היעילות של המערכת. הדוחות יכולים לספר לכם על טעויות חוזרות, על נוכחות, על שיעורי הדיוק במערכות השכר, וגם איפה, איך ולמה אתם משלמים לעובדים. זה יהיה חשוב במיוחד לכם ולצוות הכספים כשמגיע הזמן לבצע ביקורות והערכות.
חישובי שכר
חישובים והזנת נתונים ידניים עלולים להוביל לחישובי שכר שגויים ולקויים, שישפיעו על כל הכספים שלכם, מהגשת דיווחי מס ועד תשלום לעובדים. תוכנות שכר מתוחכמות כל כך (בתנאי שכל המידע הרלוונטי והעדכני מוזן למערכת) שהן הופכות את חישובי השכר לאוטומטיים, ומצמצמות את מרווח הטעות שנוצר בדרך כלל מהתערבות אנושית. תגידו שלום לגיליונות ה-Excel.
אוטומציה יעילה
כשכל הפיצ'רים האלה מותקנים, התוכנה אמורה לדרוש התערבות ידנית מינימלית. ייתכן שעיבוד השכר לא יהיה זמין עד סוף תקופת השכר, כך שלתוכנה נשאר חלון זמן קצר לחלוקת השכר ותלושי השכר. לכן התוכנה חייבת לעבוד בזמן עיבוד קצר, ברמת דיוק גבוהה ולפעול בצורה חלקה בכל המערכות שלכם עם אוטומציה יעילה. זה יהיה אחד המבחנים הגדולים של התוכנה אחרי שהיא תעלה לאוויר, ושם תצטרכו ערוצי תקשורת טובים עם הספק למקרה שמשהו ישתבש.
מה הלאה?
בשלב הזה אתם כנראה כבר רואים את מגוון הפיצ'רים הרחב שספקים יכולים להציע בתוכנות השכר שלהם, ועד כמה הפיצ'רים האלה חשובים כדי להבטיח עמידה ברגולציה, דיוק ויעילות. כשאתם מחליטים עם מי לעבוד, ודאו שמדובר בספק שמוכן ללוות אתכם בכל פינה, כפתור ומסך של התוכנה. ייעוץ טכנולוגי מקצה לקצה הוא אחת הדרכים הטובות ביותר לוודא שהמוצר הסופי עומד בכל הסטנדרטים והיעדים שלכם, עם הפונקציונליות הטובה ביותר.
ב-Invatechs יצרנו תוכנות ופתרונות שכר ששירתו אלפי עובדים ואת החברות שלהם. אנחנו עובדים מהיסוד, עם מחקר יסודי של הצרכים שלכם ושל החברה, במטרה להגיע לחיסכון בעלויות ולביצועים ללא טעויות. אנחנו יכולים לבנות את התוכנה מאפס או לשלב אותה עם תוכנת צד שלישי או עם התוכנה הקיימת שלכם.
קיבלנו את המשימה לבנות תוכנת הנהלת חשבונות ושכר פשוטה ומבוססת ענן למרפאות רופאי משפחה ולמרפאות ראשוניות בבריטניה. בשיתוף פעולה וייעוץ צמוד, יצרנו תוכנה שמשתלבת עם HMRC, עם קרנות ותוכניות פנסיה ועם כמה מכלי הנהלת החשבונות הפופולריים ביותר. כמו תוכנות השכר מבוססות הענן הטובות ביותר, סיפקנו למרפאות מערכת נוחה לשימוש מכל מקום, עם פיצ'רים לניהול עמידה ברגולציה ששומרים על רמת אבטחה גבוהה למידע כה רגיש.
להבין מה כן ומה לא צריך בתוכנה שלכם יכול להיות מסובך. אם אתם מחפשים אפליקציית שכר, בין אם בנויה מאפס ובין אם משולבת בתוכנת צד שלישי, אנחנו מוכנים. נהפוך את הרעיון שלכם למוצר שאתם מחפשים. אל תהססו ליצור איתנו קשר עוד היום כדי לשמוע עוד.
