יום המשכורת הוא אחד הימים החשובים בחודש עבור עובדים בכל העולם, אבל מאחורי הקלעים, מערכת השכר שלכם חייבת להיות מכונה אדמיניסטרטיבית משומנת, מעודכנת ומתואמת, שמעבירה בעקביות את המשכורת לחשבונות העובדים. ועדיין, טעויות שכר ממשיכות לצוץ, ותקלות וליקויים באדמיניסטרציה הופכים נפוצים יותר ויותר. עם הזמן, גם טעויות שכר קטנות יכולות להצטבר להפסדים כספיים גדולים בהרבה ולזרוע ספקות וחיכוכים בינכם לבין העובדים.

זו טעות נפוצה, ולמעשה 82 מיליון אמריקאים חוו טעויות בתלוש המשכורת, ולהשלכות יכולה להיות השפעה על התפעול הפנימי שלכם, כמו תשלומי מסים ורישומים לא מדויקים. אין ספק שמערכות שכר מתמודדות עם אינספור אתגרים בדרך לביצוע נכון של הכול. עם זאת, אפשר לצמצם את הבעיות האלה בעזרת תוכנת השכר היעילה ביותר והידע העדכני ביותר, שאנחנו ב-Invatechs מחויבים לחקור ולשתף.

מערכת שכר מוצלחת דורשת הרבה, ואם תעשו אותה נכון היא תכין אתכם להצלחה לשנים; אם תטעו, הטעויות עלולות להיות יקרות ומזיקות. נתחיל בכמה טעויות נפוצות.

תווית אדומה עם הכיתוב "MISTAKE" על רקע לבן עם שוליים בפסים זהובים, שמשדרת תחושה של טעות או השמטה.

טעות אנוש

טעות אנוש היא אחד הגורמים המרכזיים לטעויות בשכר, ובלי צוות או מנהל משאבי אנוש מיומן ובקיא לא תפיקו את המרב מתוכנת השכר שלכם (על כך בהמשך). ארגונים קטנים יותר עשויים לבחור לעבד את השכר ידנית, אבל זה עלול להוביל לטעויות משמעותיות יותר, כולל: אי-רישום שעות נוספות ותשלום חסר לעובדים; הזנה או תיוק של נתונים שגויים, כולל פרטי בנק או סטטוס הגירה, מה שעלול להוביל לפגיעה באבטחת המידע; אי-ביצוע הניכויים הנכונים ותשלום עבור שירותי מס שגויים.

טעויות כאלה קורות בקלות אם האחראי על השכר חסר ניסיון, עמוס מדי או מפספס מידע בדרך: מסמך מודפס חשוב שנעלם; היעדר מערכת נוכחות ואי-רישום שעות; תקשורת לקויה בין מנהלים לעובדים לגבי השעות שסוכמו. את כל אלה אפשר לפתור עם תוכנה אוטומטית יעילה יותר, אבל אתם וצוות משאבי האנוש צריכים להשקיע מראש בבחירת התוכנה הנכונה.

צוות משאבי האנוש שמפקח על תוכנת השכר ועל התהליכים צריך להיות מוכשר ומצויד באופן מלא לעבוד איתה, ואתם צריכים להיות מודעים ליכולת ההתרחבות של הפעילות שלכם. לפני שאתם בוחרים תוכנת שכר, למדו על האפשרויות והספקים הקיימים ומצאו תוכנה גמישה מספיק כדי לענות על דרישות החברה. מעבר לכך, תצטרכו להביא בחשבון את העלות הכוללת של הבעלות (TCO), שתכלול רכיבים כמו דמי רישוי, תחזוקת מערכת ועלויות פוטנציאליות שאינן עלויות עבודה עבור הטכנולוגיה, היועצים והתשתיות הנדרשים. אתם רוצים ספק תוכנה יעיל ואמין. לכן, לפני שאתם בוחרים תוכנה, שקלו את המחקר, התהליכים הנדרשים והעלויות שיעצבו את ההחלטה שלכם.

תוכנת שכר

צוות משאבי האנוש שלכם צריך תוכנה שיכולה להפוך את העבודה שלו לאוטומטית ומאובטחת. כפי שראינו, עליכם למצוא תוכנה גמישה שעונה על דרישות החברה. יש כמה פיצ'רים חשובים שכדאי לזכור בבחירת התוכנה. ראשית, יכולת התרחבות. תוכנת השכר שבה אתם משתמשים היום אולי עומדת בקריטריונים שלכם, אבל ככל שהחברה מתרחבת ומספר העובדים גדל, התוכנה צריכה לעמוד בדרישות, והיא עלולה להתיישן בתוך כמה שנים. אינטגרציה למובייל, שמאפשרת לעובדים לגשת לפורטל שכר שבו הם יכולים לעקוב אחר השעות והשכר שלהם, תתגלה ככלי שכר שימושי מאוד לכל עסק, קטן או גדול; ייתכן שתרצו לתת לעובדים גם גישה לתלושי שכר ולטופסי W-2.

אבטחה היא רכיב חיוני נוסף בתוכנת שכר מוצלחת. יש עקרונות בסיסיים שכדאי לחפש, ש-Sage (The Complete Buyer’s Guide for Payroll Software) הדגישו באחד המחקרים האחרונים שלהם. חפשו פיצ'רי אבטחה כמו הגנה בסיסמה והגבלת גישת משתמשים לרשומות העובדים, לצד מסד נתונים מוצפן שימנע גישה לא מורשית ממוצרי צד שלישי. Sage ממליצים גם שבתוכנה יהיו אבטחה ברמת השדה ומסלולי ביקורת (audit trails) מקיפים.

למצוא חברה שאפשר לסמוך עליה

מובן מאליו שתרצו חברה אמינה שמספקת שירות לקוחות מצוין ומידע איכותי כשאתם רוכשים את התוכנה. שימושיות, אינטגרציה, עמידה בדרישות החוק, יכולת התרחבות, התאמה אישית ודיוק הם אבני הבניין של מערכת תוכנה יעילה ומסודרת. ייתכן שתגלו שלתוכנת השכר הנוכחית שלכם פשוט אין אינטגרציה עם HMRC או עם תוכנות הנהלת חשבונות של צד שלישי. ב-Invatechs אנחנו מחויבים למצוא פתרונות לבעיות שלכם ולהרחיב את יכולות הפינטק בכל היבטי הפעילות העסקית הדיגיטלית. שיתפנו עצות על חישוב המסים שלכם לשנת הכספים, מאמר ייעודי על הפחתת עלויות שכר וסקירה של תוכנות השכר המובילות של 2020. אנחנו מתמקדים באוטומציה ובהגדרה מחדש של ליבת ניהול מקום העבודה באמצעות פתרונות טכנולוגיים, וזה הוביל אותנו ליצור תוכנת ניהול HRM משלנו: עוצמתית, גמישה ומדויקת למטרה.

רשת של שישה אייקונים עם טקסט: דיוק, חיסכון בזמן, צמצום סיכוני טעויות, עקביות, חישובים אוטומטיים, עמידה בדרישות החוק, שמסבירים את היתרונות למשאבי אנוש.

תוכנת השכר של INVATECHS

קיבלנו את האתגר ליצור תוכנה מבוססת ענן שתנטרל את כל הטעויות והבעיות החוזרות (שראינו במאמר הזה) עבור מרפאות GP ומרפאות ראשוניות בבריטניה. כבר סיפקנו פתרונות שכר ליותר מ-5,000 עובדים בבריטניה, ואנחנו יודעים לתרגם דרישות עסקיות ספציפיות לכלים פונקציונליים. תשומת הלב שלנו לצרכים הספציפיים של החברה שלכם ולמציאת פתרונות עבורם פירושה משימות ניהול חסכוניות יותר וללא טעויות.

חלק מהפיצ'רים ששילבנו בתוכנת השכר למרפאות GP ומרפאות ראשוניות:

  • דיווח בזמן אמת ל-HMRC
  • אינטגרציה עם פלטפורמות הצד השלישי Xero ו-QuickBooks לרישום חשבונאי ביומנים
  • תוכנה שעומדת ב-GDRP וכוללת אימות דו-שלבי
  • תוכנה מבוססת ענן שאפשרה ללקוחות לגשת לחשבונות מכל מקום
  • כלי רישום אוטומטי להערכות עובדים, הצטרפות ויציאה מתוכניות פנסיה
  • ייצוא דוחות נתונים ל-PDF

Gov.uk אף הכליל את התוכנה שלנו ברשימת תוכנות השכר הרשמיות בתשלום הטובות ביותר. מכיוון שאנחנו מובילים עם מחקר שוק יסודי ויכולת התרחבות כעיקרון, התוכנה שלנו בנויה לצמצם את הטעויות הנפוצות ולהשתלב בסביבה הארגונית שלכם.

לסיכום

בכל מה שאנחנו עושים ב-Invatechs, אנחנו מוודאים שהתהליכים, הטכנולוגיות והתוכנות שלנו יהפכו את העבודה שלכם לפשוטה ויעילה ככל האפשר. לכן המומחיות שלנו ותוכנת ניהול ה-HMR שלנו יהיו מהכלים הטובים ביותר שתוכלו להשתמש בהם כדי לשים סוף לטעויות שכר מיותרות. צרו קשר עוד היום כדי לנסות דמו חינמי, ושימו סוף לטעויות מיותרות שמונעות מהחברה שלכם להגיע למיטבה.