מדריך מלא להקמת חברת שירותי שכר

תפסו את מקומכם בשוק השכר המתרחב עם חברת שירותי שכר משלכם.

טכנולוגיות HRM ממשיכות לשנות את הדרך שבה אנחנו עובדים וחיים. בכל מגזר, עסקים מחפשים את הפתרונות החדשניים ביותר. אין ספק שאחת הטכנולוגיות החשובות ביותר היא שכר. חבילת שכר מציעה יותר מעמידה בחוקי התעסוקה והשכר של המדינה שלכם. זה כלי עוצמתי לאחסון וניתוח נתונים על העובדים שלכם ולתכנון לעתיד.

השוק ממשיך לצמוח, אחרי צמיחה שנתית ממוצעת (CAGR) של כ-6% בין 2014 ל-2019. יש לתת מענה לביקוש לפתרונות חסכוניים בזמן ובעלויות. מרחב החדשנות דוחף ספקים להציע שירותי שכר חדשים וסקיילביליים. אם אתם מחפשים מיזם עסקי, זה הזמן להיכנס לשוק המרגש והרווחי הזה בעזרת Invatechs.

במאמר הזה נציג מדריך מלא להקמת חברת שירותי שכר משלכם. הוא יכסה את יסודות התוכנה והקמת הצוות, צעדים מעשיים מרכזיים, הציות המשפטי הנדרש ושאלות נפוצות. נציג לכם גם את שירותי השכר הייעודיים של Invatechs. בין אם אתם סטארטאפ ובין אם אתם רוצים ללמוד עוד על שכר, הגעתם למקום הנכון.

מה חברות שכר עושות? היסודות

בין אם אתם עסק קטן או בינוני ובין אם תאגיד רב-לאומי, כולם צריכים שכר. חברות שירותי שכר מאפשרות תהליכי תשלום אוטומטיים באמצעות המוצרים והשירותים שלהן. אבל הן עושות יותר מזה: הן מוודאות שהתוכנה מתעדכנת אוטומטית, כך שתתאים לכל שינוי חקיקה או תשלומי מס.

הן פועלות כחברות בע"מ או כחברות מטרייה (umbrella). חברות מטרייה משמשות מעסיקות של קבלנים, בדרך כלל בחוזים לתקופה קצובה. הן מעבדות את דיווחי השעות של הקבלנים ומנפיקות חשבוניות, ומפקידות את השכר דרך PAYE.

חברה בע"מ היא חברה פרטית. היא לוקחת אחריות מלאה על החברה שעבורה היא מעבדת את השכר. כלומר, היא אחראית לחובותיה ולמטלות המנהליות שלה. עם זאת, לחברות בע"מ יש גישה מלאה לכספים ושליטה מלאה בהם. עיינו במאמר הזה אם תרצו פרטים נוספים.

חלק משירותי השכר מציעים גם שירותי תמיכה ב-HR. חברות שירותי שכר עובדות עם מכשירים וטכנולוגיות ספציפיים, החל מאפליקציות ופורטלים מקוונים ועד סורקי טביעות אצבע להחתמת שעון. מעל הכול, הן מתעדות את שעות העבודה של העובדים ומקלות על צוות ה-HR ועל ההנהלה. בנוסף, מנהלים עסקיים פונים לספקי שכר מתמחים לקבלת הייעוץ המשפטי הטוב ביותר. זה, בקצרה, מה שעושות חברות שירותי שכר.

נגענו בגודל השוק בפתיחה. השוק אמנם תחרותי, אבל מגמות מסוימות בפינטק יעזרו להבדיל בין חברות שירותי השכר המובילות לחלשות. ההחלטה איך לרכוב על המגמות האלה להצלחה נמצאת בידיים שלכם.

AI ולמידת מכונה יאפשרו לצבור נתונים מתקדמים יותר. עם צמיחת העבודה מרחוק, פתרונות מובייל הם קריטיים. אזורי זמן וגיאופוליטיקה מחייבים את מערכות השכר הגלובליות להסתגל כל הזמן. זיהוי המגמות המתפתחות האלה והשימוש בהן הם קריטיים אם אתם רוצים לבלוט בשוק.

InvaBlog הוא מקור שאין לו תחליף להתעדכנות במגמות. בין אם תרצו ללמוד על המגמות המובילות בעתיד השכר ובין אם על עלות השכר, תמצאו שם שפע של רעיונות ותפיסות מקוריים.

מה כדאי לדעת לפני שמתחילים

שכר הוא עסק מורכב, מהידע המשפטי ועד הרכבת הצוות. בשלבים הראשונים של הקמת החברה נדרש מחקר יסודי, בין אם מדובר בידע רחב על פינטק ובין אם על GDPR. בואו נפרק כמה מהנושאים האלה בקצרה.

צוות תפעול

בצוות שלכם תצטרכו מגוון של עוזרים, מומחים, טכנאים ומנהלים, שיכסו את ההפעלה והתפעול של מערך השכר עצמו. חברי הצוות האלה יהיו מרכזיים בהקמת המערכת ובהדרכת עובדים עתידיים. עם זאת, אל תשכחו את צוות השיווק המורחב ואת התמיכה המשפטית.

טכנאי ועוזרי שכר הם בדרך כלל בתפקידי כניסה. הם אחראים על HR ועל סודיות המידע והרשומות. כדאי לחפש אנשים עם ניסיון ב-HR ובשכר.

מומחי שכר צריכים להכיר היטב מערכות שכר ופינטק באופן כללי. הם מפקחים על הדיווח והאנליטיקה וממלאים תפקיד קריטי בתפעול השוטף ובניהול המערכת. מעבר לכך, הם משקיעים זמן בחקר פתרונות ומגמות חדשים למערך השכר שלכם. מישהו עם כישורים והבנה במדעי המחשב הוא הכרחי. ועדיין, חפשו לעומק מישהו עם עניין אמיתי בפינטק ובפיתוח שכר גלובלי! הוא יהיה נכס יקר ערך.

מנהלי שכר מפקחים על התיאום בעסק שלכם. מדובר במגוון משימות, כמו ניהול עומסי העבודה של הצוות ולוחות הזמנים החודשיים, הובלת הפעילויות והיעדים היומיים, ווידוא שהעובדים מקבלים שכר בזמן. המנהלים ישתתפו גם בביקורות ובדוחות השכר, ויגבשו פתרונות ורעיונות לעתיד.

חשוב לזכור שאפשר לחבר את תחומי האחריות של כולם בעזרת CRM טוב. עיינו בפוסט שלנו על מערכות CRM כדי לקבל מידע נוסף.

דרישות תוכנה

היקף היכולות של התוכנה שלכם יושפע מהתקציב. עם זאת, יש כמה יסודות שכל חברה צריכה.

בשלב הזה אתם כנראה כבר יודעים שפלטפורמות מבוססות ענן הן חובה. זה הפתרון הפשוט ביותר לתת לכולם, מהצוות ועד העובדים והלקוחות, גישה למידע. הוא יכול לחבר שכר מדובאי ועד לונדון.

בנוסף, תרצו תוכנה עם הנהלת חשבונות משולבת ויכולות התאמה אישית, יכולות דיווח ומערכות חישוב אוטומטיות, ותוכנה יעילה עם רמת דיוק גבוהה ואפס שגיאות. החלק הקשה יהיה לקחת את כל מה שהתוכנה יודעת לעשות ולייעל אותו בצורה אפקטיבית. אל דאגה, נרחיב על כך בהמשך.

ציות משפטי

מדינות שונות דורשות תנאים משפטיים מקדימים שונים כשמקימים עסק. ניקח כאן את בריטניה כדוגמה.

PAYE (pay as you earn) מאפשר ל-HMRC לגבות מס הכנסה וביטוח לאומי מהעובדים. עבור כולם, מהצוות שלכם ועד הלקוחות, PAYE נדרש כדי להתחיל לפעול. גם רישום למע"מ ועמידה ב-MTD (Making Tax Digital) הם חובה לכל מערך שכר בבריטניה.

אם אתם מקימים עסק בבריטניה, אתם חייבים להכיר לעומק את HMRC ואת GDPR. שניהם מחייבים את העסק שלכם בהגנה על מידע ובעיבוד מסמכים, כמו עיבוד טופסי P45 של עובדים. למרבה המזל, ב-gov.uk יש משאבים מצוינים.

הצעדים להתחלה

נשתמש בפיתוח התוכנה של Invatechs עצמה כמודל.

שלב 1: מצאו את הזווית שלכם

כפי שציינו, השוק כבר תחרותי. הסתכלו על החברות הגדולות האלה. ב-Invatechs אנחנו מתחילים בשילוב של מחקר שוק וניתוח מתחרים. מה החברה שלכם יכולה להציע שאין בשוק? עד כמה התוכנה שאתם מוכרים סקיילבילית? זו ההזדמנות שלכם לגלות מה ייחודי בחברה שלכם.

שלב 2: קבעו את המבנה העסקי

תצטרכו להחליט מאיפה תנהלו את העסק: האם בעיקר מרחוק או שתצטרכו משרד. תצטרכו גם להחליט על סוג העסק: חברה בערבון מוגבל או חברת מטרייה.

שלב 3: בניית התוכנה וצוות העיבוד

מי בונה את המוצרים שאתם מוכרים? ייתכן שגייסתם צוות פנימי או שיתפתם פעולה כדי לבנות אחד. לחלופין, ייתכן שתחפשו חברה חיצונית שתבנה את התוכנה שאתם מוכרים. מה שלא תחליטו, צוות העיבוד ו/או הספק שלכם הם המפתח לאריכות הימים של העסק.

שלב 4: סטאק טכנולוגי

בבניית התוכנה תצטרכו רישוי תוכנה וסטאק טכנולוגי. אם אתם צריכים ייעוץ ועזרה בבחירת הסטאק הטכנולוגי, Invatechs כאן כדי לעזור. ייתכן שכבר יש לכם צוות מומחים בקיא. אם אתם חדשים בתחום, קשה לדעת מאיפה להתחיל. הסתכלו על אחד מפרויקטי הלקוחות שלנו אם אתם צריכים השראה. Invatechs אף מציעה חבילות שכר עם רישיון קבוע. מה שלא תבחרו, ה-backend הוא הבסיס.

שלב 5: אב טיפוס ובדיקות

עכשיו אתם בלב תהליך הבנייה. אתם בעיצומה של יצירת אפליקציות השכר: בודקים את הסקיילביליות של הכלים, את יכולות החתמת השעון ואת ניהול הזמן, מוודאים שהמוצרים עונים על הדרישות שלכם ושל הלקוחות, ובודקים את חישובי המס. כל מה שאתם מצפים שמוצר השכר שלכם יעשה.

אב טיפוס ובדיקות הם קריטיים. אתם מזיזים כמויות עצומות של שכר ומשאבים של חברות ועובדים. שלב הבדיקות חייב להיות קפדני ויסודי. תצטרכו לצדכם אנשים עם שנים של ניסיון, בין אם מהצוות שלכם ובין אם בעזרת Invatechs. בדיקות מוצר ואב טיפוס חיוניים לבטיחות.

שלב 6: מכירות ושיווק

עם מוצר וקהל יעד ביד, הגיע הזמן למכור. אתם צריכים פלטפורמה לתיעוד מכירות, לידים והצעות מחיר.

ה-CRM שלכם יהיה כוח מרכזי בחיבור כל אלה יחד, וירכז את השיווק ברשתות החברתיות ואת פורטלי יצירת הקשר במקום אחד. אחרי הכול, חוויית לקוח חיובית היא מה שיחזיר את הלקוחות שוב ושוב.

שלב 7: השקה ותמיכה

בשלב הזה אמור להיות לכם מוצר שאתם גאים בו ושוק למכור לו. השלבים הראשונים של ההשקה הם תקופה מתוחה. אתם צריכים ביטחון בצוות ובתוכנה שאתם עובדים איתה. השקה היא צעד גדול, אבל צעד שמחייב המשכיות, בין אם בתמיכה ותחזוקה ובין אם בעדכוני תוכנה.

אנחנו מקווים שהצעדים האלה מראים שאתם צריכים מאחוריכם צוות וספק שאפשר לסמוך עליהם. חזון לא מספיק. זה פרויקט גדול. אז בואו נתמודד עם כמה מכשולים שאתם עשויים לפגוש.

בעיות אפשריות ואיך להתגבר עליהן

מודלי העסקה ופריסה

ודאו שהגדרות השכר שלכם יכולות לתמוך במודלי העסקה שונים. ייתכן שתמכרו ללקוחות שמעסיקים פרילנסרים, עובדים במשרה חלקית ועובדים במשרה מלאה. המערכת צריכה לעבוד עבור לקוחות שמפקחים על סניפים, חטיבות ומיקומים שונים. בשלב פיתוח התוכנה, ודאו שהמערכת נבנית עם הגדרות גמישות ודינמיות שיכולות לעמוד בשינויים ובאתגרים.

פיתוח שכר ייעודי מול מוצרים סטנדרטיים

חלק מהעסקים יצטרכו חבילות ייעודיות לתפעול שלהם. אם תמכרו מוצר סטנדרטי, אפילו מוצר טוב מאוד, ייתכן שלא ניתן יהיה להתאים אותו לשווקים מסוימים. גם את זה כדאי לקבוע מוקדם בהגדרת היקף הפעילות של החברה. חבילות שכר ייעודיות מייצרות הכנסות גבוהות מאוד, במיוחד אם מוכרים לחברה גדולה. עיינו בחבילות השכר הייעודיות של Invatechs למידע נוסף.

ידע משפטי

אם צוות הסטארטאפ שלכם קטן, קשה לבנות תשתית משפטית לעסק. הסתמכות על ייעוץ משפטי חיצוני מתחלף עלולה לא להיות עקבית לאורך זמן. למשל, תקנות HMRC בבריטניה שונות מתקנות ה-IRS בארה"ב. עדיף לקבל את כל הייעוץ המשפטי במקום אחד. זו הסיבה שכל התוכנות והפתרונות של Invatechs בנויים עם ציות משפטי, בהתאמה למיקומים ולמודלי העסקה שונים.

דיוק

מעל הכול, דיוק ונתונים יהיו הכוח המניע של הצלחת התוכנה שלכם. לכן הטכנולוגיה ומערכות החתמת השעון צריכות להיות יעילות. חשוב שהעובדים של הלקוחות ירגישו בטוחים בשימוש במערכת שלכם. כאן הענן יכול שוב להציל את המצב: כל חותמות הזמן, הביקורות והדוחות מתועדים באותו מקום, וכך יש שקיפות לאורך כל השרשרת.

ניתוח עלויות מהיר

העלויות ישתנו בהתאם למבנה העסקי ולהיקף. חברות גלובליות בהיקף גדול יצטרכו הון רב יותר, בטווח התחלתי של 100-150 אלף. מהדרכות ועד דמי רישוי, שכירות משרדים וביטוח. ניהול עלויות ההקמה הוא משימה עצומה.

כמובן, הסקיילביליות של התוכנה והמכשירים יכולה גם לחסוך כסף וגם להכניס כסף. למשל, עם חבילת השכר של Invatechs, מנהלים יכולים לטפל בפי 3 יותר לקוחות בזכות כוח האוטומציה. בדיוק כמו הצוות והספק, גם בתוכנה אסור לכם לחסוך. היא תהיה כוח מניע של הצמיחה וההכנסות שלכם.

שאלות נפוצות על עיבוד שכר

• מה ההבדל בין תשלום דו-שבועי לתשלום חצי-חודשי? בשיטה הדו-שבועית השכר מופקד אחת לשבועיים. התהליך זול יותר כי מתבצעות פחות העברות כספים. תשלום חצי-חודשי הוא דרך גמישה יותר לבצע 24 תשלומים בשנה.
• מהו תהליך הקליטה (Onboarding)? זה תהליך השילוב של עובדים בחברה. מומחה ההטמעה או המנהל שלכם יזין את פרטי המס והשכר שלכם למערכת שלהם.
• אילו תשלומים נוספים צריכים להיכלל בשכר? בהתאם למיקום: ייתכן שיידרשו כיסוי חופשת לידה, ביטוח בריאות והטבות.
• מהן הטעויות הנפוצות ביותר בשכר? יש לנו פוסט שלם שמוקדש לנושא הזה!

לסיכום

אנחנו מקווים שאתם יוצאים מהמאמר הזה עם הידע לעשות את הצעדים הראשונים. כפי שראיתם, הקמת חברת שירותי שכר היא משימה עצומה. בשוק תחרותי כל כך, התפעול שלכם צריך להיות מהיר ויעיל ככל האפשר. אתם צריכים צוות ותשתית חזקים מאחוריכם. ויותר מזה, אתם צריכים תוכנה שאין שנייה לה, שיכולה לשרוד ולשגשג.

ב-Invatechs אנחנו משתפים פעולה עם חברות מוצר כדי לפתח ולמכור את פתרונות הפינטק הטובים ביותר בשוק. אנחנו מונעים מנתונים ומיעדים, לוקחים את הרעיונות הראשוניים של הלקוחות ומביאים אותם למימוש. בחבילת השכר שלנו יש כל מה שאתם מחפשים. עם החבילה העוצמתית שלנו, אפשר להקים את מערך השכר של העסק שלכם בתוך שבוע.

והמומחיות שלנו לא נעצרת כאן. אנחנו בונים מערכות CRM ואפליקציית Open Banking. הצוות שלנו יודע לרכז את יכולות הפינטק שלנו ולספק ללקוחות מוצרים ברמה הגבוהה ביותר. בין אם אתם מחפשים ייעוץ ובין אם אתם רוצים שנבנה את תוכנת השכר שלכם. איך Invatechs תשיק את המיזם העסקי הבא שלכם? צרו איתנו קשר עוד היום ופתחו את הפרק הבא בעסק שלכם.